Rétroplanning d’évènement

La vie d’une entreprise est souvent rythmée par les événements professionnels qui s’y succèdent : inauguration, lancement de produit, soirée d’entreprise, incentive et team building… Si vous êtes chargé d’organiser un événement, vous savez à quel point le timing peut être serré. Pour éviter toute mauvaise surprise, il est conseillé de rédiger un rétroplanning d'événements précis et minutieux. Grâce à lui, chaque minute de votre évènement sera prévue et vous aurez ainsi l’assurance que tout se passera bien.

Commençons par revoir la définition du rétro-planning évènementiel. Il s’agit d’un calendrier édité afin de monter un projet événementiel. Chacune des tâches de préparation y est répertoriée avec précision. Ensuite, elles sont attribuées à un prestataire technique événementiel qui sera responsable de sa partie et devra réaliser toutes les consignes selon les échéances prévues.

Le but principal du rétroplanning est de s’assurer que toutes les étapes nécessaires à la préparation d’un évènement, comme une soirée de gala ou un séminaire d’entreprise, soient réalisées dans les temps pour que tout soit prêt le jour J. Grâce à ce document, il est également possible de suivre l’avancée du projet en un coup d’œil et de juger de la quantité de travail restante.

Généralement, un rétroplanning évènementiel se construit en quatre étapes :

• Lister toutes les tâches à accomplir ;
• Les classer de façon logique et temporelle ;
• Définir les dates d’échéance de chaque étape ;
• Élaborer un diagramme de Gantt.

Le diagramme de Gantt est un tableau représentant un calendrier en colonne et les tâches à faire en ligne. C’est donc une sorte de graphique permettant de saisir rapidement l’étendue du travail, les dates butoirs et les objectifs à atteindre.

Les avantages de la conception d’un rétroplanning évènementiel sont tellement nombreux, qu’il serait vraiment dommage de s’en priver. Tout d’abord, il vous permet de bien gérer votre temps. En listant chacune des actions à mener et en respectant les délais, chaque partenaire de l’organisation de votre évènement saura précisément où il en est. En outre, cet outil pratique permet à toute l’équipe de se coordonner puisque chacun sait avec précision ce qu’il a à faire.

Ensuite, le calendrier des actions est un excellent support de définition des besoins. En partant de chaque étape listée sur le planning, votre conseiller événementiel dédié sera ainsi en mesure de les détailler. Il saura donc à qui déléguer chaque partie, les moyens à déployer, les outils à utiliser et surtout… le budget à dépenser !

Troisièmement, plus une planification est minutieuse, moins vous risquez de faire face à des imprévus. En effet, l’aspect du calendrier avec des dates de rendu clairement définies aide à ne pas prendre de retard et à prévoir le temps nécessaire avant le jour J. Aussi, un rétroplanning est facilement modulable en cas d’imprévu ou de nouvelles contraintes et il permet d’éviter les erreurs et les oublis.

Enfin, et c’est sans doute l’avantage majeur du rétroplanning événementiel, il vous permet de rester serein ! Ce type de document est là pour vous aider à garder le cap et à avoir toujours une vue sur les actions à mener, mais aussi sur celles qui ont déjà été réalisées.

Si vous devez organiser un évènement d’entreprise, il y a de fortes chances pour que vous ayez besoin de vous faire aider par des prestataires de confiance. Dans ce cas, allez faire un tour sur la plateforme en ligne d’IDEAL Meetings & Events afin de sélectionner les partenaires qu’il vous faut. Une fois que vous les aurez trouvés, il vous faudra les insérer dans votre rétroplanning.

Pour ce faire, c’est très simple. Il vous suffit d’aller sur votre planning et de rajouter une colonne intitulée « Prestataire » ou « Responsable ». Pour chaque tâche, attribuez une personne de confiance qui pourra gérer cette mission précise dans les temps impartis.

Pensez également à ajouter une colonne concernant l’avancement de chaque partie et à partager le rétroplanning avec tous les prestataires concernés. Ainsi, chacun pourra mettre à jour sa situation grâce à des termes simples et clairs :

• À faire ;
• En cours ;
• À valider ;
• Terminé.

Si vous le souhaitez, vous pouvez même définir un code couleur afin de rendre votre planning plus attrayant et surtout plus simple.